Gli incontri con i laureandi

sono una buona cosa cui vale la pena di dedicare tutto il tempo necessario anche se poi i risultati saranno spesso inferiori alle attese. Lo dico per esperienza diretta: a distanza di tanti anni ricordo ancora con gratitudine i docenti che, quand’ero studente, mi dedicavano il loro tempo senza mettersi a guardare l’orologio.

Blog e e-mail hanno permesso di razionalizzare gli incontri rispetto a quanto vedevo da studente: allora capitava di aspettare per ore il proprio turno di ricevimento. E poi come non ricordare che si andava dal prof solo per consegnare il capitolo appena ultimato? Demenziale. Ma era così che le cose andavano nell’università pre-Internet. Allora non era possibile prenotare on-line l’orario di ricevimento e inviare per e-mail la bozza del proprio lavoro in formato doc o pdf.

Ma la razionalizzazione degli incontri con i laureandi non si ferma qui. Penso alla necessità per entrambi (prof e studente) di tenere nota di quanto detto e stabilito in ciascun incontro. Prima del PC era prassi che il relatore registrasse su una scheda di carta le sue note su ciascun incontro. Molti, penso, faranno così anche oggi usando un file Word invece di un pezzo di carta. Io facevo qualcosa di simile usando un infobase. Alla fine dell’incontro facevo una stampa degli appunti dell’incontro e la consegnavo. In questo modo eliminavo discordanze e misunderstandings.

Adesso però sono alla ricerca di un’altra soluzione visto l’infobase gira sotto Windows e sul nuovo MacBook l’installazione di Windows XP su una partizione disco non è andata a buon fine. Ho quindi bisogno di qualcosa di semplice, gratuito e efficace per annotare quando dico al laureando/a.

Soluzione? Yes! Google Mail o Gmail (→ post Gmail) mi permette di scrivere in una mail gli appunti dell’incontro insieme ai link a pagine web da vedere o ai file consegnati. Quando l’incontro è finito con un send spedisco la mail al laureando. L’archiviazione è elementare ma efficace: mi basta creare una categoria (label) con cui classificare tutte le mail relative a quel laureando/a (→ post Classificare le e-mail con Gmail). Per permettere una ricerca trasversale tra le mail di laureandi diversi sarà bene definire sempre in modo standard i subjects:

• TESI > argomento
• TESI > scaletta
• TESI > fonti
• TESI > metodo
• TESI > layout
• TESI > prima bozza, ecc.

Ah già, dimenticavo: delle mail scritte e inviate avrò sempre una copia non solo sul server ma anche sul Mac (→ post Gmail lavora anche off-line). Non male: a inizio ottobre collaudo il sistema e poi lo vendo alla ministra Gelmini.

? Spunto per una tesi? Intervista una ventina di tuoi compagni di corso che stanno lavorando alla tesi o l’abbiano terminata da poco e raccogli elementi sull’organizzazione degli incontri e del loro lavoro di tesi. Se la razionalizzazione del lavoro intellettuale ti attira vedrai che l’università è un potenziale cliente…

Uno spunto per la tesi

Lo stato problematico dell’università italiana emerge dai dati statistici ma anche da elementi qualititativi e dall’esperienza quotidiana. Qualche giorno fa ho ricevuto una mail:

Gentile docente,

al contrario di quanto immagina non sono una sua studentessa, bensì una laureanda specialistica presso l’università Bocconi di Milano. Le scrivo in primo luogo per farle i miei complimenti sul sito che ha realizzato…è una bellissima vetrina sul mondo, con tanti spunti interessanti. Vuole sapere come ci sono finita? Dopo essere tornata da un erasmus a Parigi mi sono trovata a studiare nel torrido mese di Agosto per quello che deve essere il mio ultimo esame prima della tesi finale. L’unico problema è che non trovo uno spunto serio per la mia tesi. Mi sto specializzando in organizzazione aziendale e risorse umane e questo è il punto da cui partire. I docenti che ho contattato mi hanno detto di tornare da loro con un’idea, un caso etc…sembra facile…vorrei fare una tesi sperimentale che possa analizzare un “caso aziendale” o nell’ambito delle risorse umane o in quello dell’organizzazione aziendale o di grandi eventi (ma difficile reperire contatti)…lei osa mi consiglia?

Ad una mail così ho risposto nel solo modo sensato:

buongiorno XYZ,
la ringrazio per le sue parole di apprezzamento per il mio blog. Mi dispiace, ma non sono in grado di aiutarla per la sua tesi a causa di due motivi:

1. non ho nessuna competenza di organizzazione aziendale
2. anche se l’avessi, non sarebbe corretto farle da “tutor” scavalcando colleghi di un altro ateneo.

La tesi è un problema per la maggior parte dei laureandi italiani ma poi quasi tutti lo risolvono.Vedrà che ce la farà.

Accipicchia: se una laureanda della mitica Bocconi si prende la briga per scrivere una mail ad un perfetto sconosciuto come me c’è proprio qualcosa che non va… Anche lì gli studenti arrivano al momento di iniziare la tesi senza sapere cosa e come fare. Eppure un modo c’è: partire da un libro esemplare e usarlo come modello di riferimento. Domanda: ma i libri esemplari vengono ancora letti nei corsi universitari?

Spostare pagine in un file pdf

non è una cosa complicata. In aula l’abbiamo fatto un paio di volte e nessuno ha poi avuto difficoltà. Spiegare come si fa in forma scritta è più complicato ed è per questo che molti comprano manuali su manuali. Questo preambolo perché sabato scorso ho ricevuto una mail che segnalava qualche difficoltà in merito:

Buongiorno,
sono XYZ … del corso Nuovi Media.
vorrei dei chiarimenti in merito all’ordinamento delle pagine: quando inserisco i miei file nel pdf cumulativo adobe li ordina in ordine alfabetico non rispettando l’ordine logico da me dato, perciň devo spostare le pagine.
Nessun problema se ogni file comprende un unica pagina, il problema c’č quando devo spostare piů pagine perchč magari ho fotografato (con snagit) anche il contenuto al di sotto della barra di scorrimento, perciň automaticamente si vengono a creare piů pagine!
Quindi se io sposto i segnalibri nessun problema, perň le pagine rimangono nella loro posizione.
Le allego una cartella per farle capire il problema (per esempio la voce listmania).

Mmhhh, alla mail non c’era allegato nulla: meglio, ho subito pensato. E così ho risposto:

buonasera XYZ,

quando si crea un file cumulativo usando la funzione Combina/Combine di Acrobat si può definire l’ordine o sequenza a piacere bypassando la modalità di ordinamento alfanumerico crescente. Cfr il file allegato

ACROBAT > Combine files

In ogni modo, una volta che il file è stato creato si può spostare a piacere una o più pagine selezionandole nella finestra Pagine/Pages e spostandole semplicemente: i segnalibri si sposteranno anche loro senza problema.

BTW: chiarire i dubbi per e-mail è un bel problema è per questo che tanti anni fa hanno pensato che la soluzione era spiegare tutto in aula a lezione. Comunque io voglio andare in Paradiso e quindi le rispondo anche alle 19 del sabato

Saluti,

Il By The Way finale mi è risultato automatico visto che il giorno prima avevo incominciato a compilare le schede dei corsi come richiesto dalla facoltà:

UNIMORE > SCE > Scheda corso

Il ritaglio soprastante deriva dalla scheda facsimile: il campo “Modalità di frequenza” mi lascia perplesso. Non è una variabile (o caratteristica) del corso ma, casomai, una costante visto che come mi ripetono sempre “da noi la frequenza non è obbligatoria“. E quindi è inutile prevederlo nella scheda. Tu dirai: “ma prof, lei scriva che è consigliata“. Ma io ti ribatto: “quale docente avrà mai il coraggio di dire che la frequenza al suo corso è sconsigliata o inutile?“

Sulla faccenda della frequenza (obbligatoria alle scuole elementari, facoltativa all’università) → post Se stai a casa impari lo stesso.

Bentornato a casa!

mi sono detto stamattina sedendomi davanti allo schermo dopo una settimana di pausa. A dire il vero ho risposto a qualche mail usando l’Ipod di Bianca da un qualsiasi bar provvisto di Wi-FI: la tastierina touch-screen è un po’ stretta per le mie zampe ma tuttosommato si può. Certo che fa un’altra impressione poter leggere le mail su uno schermo normale. Questa qui che segue è davvero carina e mi ha stimolato qualche subitanea riflessione:

Buongiorno Prof. Corrado
mi chiamo XYZ, e sono …. di Comunicazione & Marketing FAD presso l’università di Reggio Emilia.
Danno una sbirciatina ai possibili esami per libera scelta, mi hanno colpito le sue 2 materia: Nuovi media – Editoria multimediale.
Ho visto che le date di appello sono rispettivamente il 21 e 22 luglio, e sarei interessata a dare almeno un appello dei 2.
Ho visto il suo fantastico blog (complimenti, veramente una bellissima idea), e le chiedevo se potevo avere maggiori delucidazioni su come preparare l’esame, quali sono i libri, com’è strutturato l’esame..insomma qualsiasi informazione possibile.
Attendo un su gentile riscontro
Grazie della disponibiltà

Come se dice a Roma: ma che ce sei o me fai? Er blog l’ai visto? E aora non ai visto che sce sta proprio tutto sui ezami? Er sillabo sta lì a faccosa? La prossima volta risponderò così. Questa volta ho seguito quello che mi diceva sempre la mamma da bambino (“Corradino sii sempre educato con tutti“):

buongiorno XYZ, se ha visto il blog avrà anche visto il sillabo dei miei corsi: c’è scritto proprio tutto!

NM >> http://cordef.wordpress.com/category/corso-nm-sillabo-2008-09/
EM >> http://cordef.wordpress.com/category/corso-em-sillabo-2008-09/

BTW: entrambi i corsi valgono 6 CFU e richiedono un carico di lavoro di 150 ore. Se lei, come immagino, lavora e magari sta preparando qualche altro esame mi sembra difficile che ce la faccia per l’appello del 21-22 luglio.

Classificare le mail con Gmail

Gmail non permette di organizzare le mail in folders come avviene con altri servizi di e-mail. Questa limitazione è ora superata grazie alla funzione di labels (etichette) con cui è possibile classificare le mail così come facciamo con le foto digitali.

Gmail > Labels

Una volta definite le etichette e attribuite le stesse alle nostre mail, con un clic su un label selezioniamo tutte le mail così classificate: una gran bella comodità!

Le labels sono un metodo di organizzazione decisamente superiore rispetto a indirizzari (folders o directories): ad una stessa mail possiamo infatti attribuire più etichette senza essere obbligati a duplicarla per collocarla in folders diversi come faremmo con i file.

Consiglio: visto che articoli di blog, mail, foto, video, documenti vari, possono essere classificati e organizzati non sarebbe male se tu incominciassi a fare ordine e a definire criteri standard di classificazione per tutte le tue informazioni…

Gmail lavora anche off-line

Uno dei difetti (davvero pochi) di Gmail (→ post Gmail) era il fatto di aver bisogno di una connessione attiva per poter usare la posta elettronica. Con il programma di posta elettronica che usavo prima ero abituato a scrivere le mail senza dover essere collegato: molto comodo, ad esempio, se uno viaggia (in treno o in aereo). Altro vantaggio era anche quello di avere sempre con me copia dei messaggi (ricevuti e inviati). Bene, adesso è possibile lavorare così anche con Gmail. Per poter usare questa modalità occorre andare nella finestra Settings di Gmail e lì scegliere Labs

Gmail > Settings > Labs > Offline

La prima volta Gmail scaricherà dal server tutti i messaggi che hai ricevuto/inviato sino a quel momento (inclusi gli attachments). In seguito Gmail opererà una sincronizzazione tutte le volte che sceglierai la modalità offline. Potrai scrivere i messaggi off-line: quando sarai di nuovo collegato gli stessi verranno inviati ai loro destinatari. Una bella comodità!

Conservare le e-mail importanti

“l’invio messaggi come di gmail mi ha risolto la questione degli indirizzi plurimi ed anche dei crash del mio pc ma se ad avere il crash sarà gmail?” così il commento di Amalteo (→ post Tanti indirizzi in una sola mailbox) pone la questione di come/dove conservare le mail importanti. Vi dico cosa facevo e cosa faccio:

• quando lavoravo all’esterno dell’università tenevo copia di tutte le mail importanti e in generale di tutta la corrispondenza in un infobase con Folio Views e di questo file cumulativo condiviso con altri sulla LAN dell’ufficio avevo copie di sicurezza aggiornate ogni 2-3 ore.
• da quando uso Gmail ho a disposizione un sistema (gratuito) ancora più semplice: delle mail ho una copia sul server e una copia sul mio pc sempre aggiornata grazie alla sincronizzazione continua (→ post Gmail lavora anche off-line).

Come mi regolerei facendo un lavoro in cui fosse davvero importante conservare copie delle mail insieme ad annotazioni e altri documenti? Userei un software di text-base tipo AskSam (→ sito) e in un file cumulativo inserirei tutti i testi (e-mail, lettere, fax, documenti) da conservare. Di quel file farei copie di sicurezza usando un disco esterno (→ post Fai le copie di sicurezza).

Ma ci sono anche altre soluzioni a portata di mano. Te ne segnalo due:

• Usi già Acrobat e ti trovi bene? Benissimo: salva le mail e altri documenti importanti in formato pdf e aggiungi questi file di volta in volta ad un file cumulativo. Se vuoi accelerare le operazioni di ricerca, periodicamente indicizza con Catalog il file generale.

• Ti piacciono le soluzioni opensource a costo zero: OK, crea un blog con accesso protetto da password e lì inserisci tutte le mail da conservare  (→ post Un blog come taccuino degli appunti). La ricercabilità è lenta ma in compenso puoi categorizzare le mail.

Tanti indirizzi mail in una sola mailbox

mi capita che uno studente scriva con tono seccato di non aver ricevuto risposta ad una sua mail di diversi giorni prima: ohibò! Io leggo la posta tutti i giorni e rispondo a tutte le mail subito dopo averle lette. Ritrovo la mia mail di risposta nel folder Sent mail di Google Mail (→ post Gmail). Controllo e vedo che la persona in questione mi aveva scritto da una mailbox e ora ne usa un’altra. Io avevo risposto sulla prima mailbox che lui/lei evidentemente non controlla con regolarità.

Ne deduco che non è molto organizzato/efficiente: impressione ininfluente sulla valutazione di esame ma influente sulla valutazione dei suoi information skills. Se fossi un datore di lavoro non lo assumerei.

Cosa fare per evitare queste ennesime perdite di tempo? Una cosa semplicissima. Stabilire per tutte le mailbox secondarie l’inoltro (forward) delle e-mail verso una sola mailbox. Io faccio così con le mie mailbox: cordef@tin.it e corrado.defrancesco@unimore.it prevedono il forward su cordef@gmail.com

Ma che faccia di bronzo!

Questo il fatto:

1. scrivo una mail a un politico che ricopre una carica istituzionale
2. lui non risponde
3. un anno dopo mi scrive per promuovere le sue carabattole:

“Cara Amica, Caro Amico,

ti scrivo a questo indirizzo e-mail perche’ da qui mi hai contattato
durante il mio ultimo mandato come presidente del Consiglio dei
ministri.

Dopo la conclusione della mia attivita’ politica, ho pensato fosse
utile far tesoro delle esperienze internazionali che ho avuto la
possibilita’ e la fortuna di accumulare, come Presidente del Consiglio
italiano e come Presidente della Commissione Europea, per continuare
ad occuparmi di alcuni problemi che direttamente o indirettamente
avranno influenza sulla politica e sull’economia internazionale.

Ho gia’ avuto richieste, da alcune organizzazioni, di impegnarmi sul
grande tema della pace e su quelli ad essa collegati dell’energia,
della fame e su una, quella dell’ONU sul “Peace Keeping” in Africa,
sto gia’ lavorando.

Per questo motivo e con questi obiettivi e’ nata nei mesi scorsi la
“Fondazione per la Collaborazione tra i Popoli”.

Lo scopo specifico della Fondazione, come recita lo Statuto, e’ percio’
quello di “affrontare le problematiche sociali, culturali, economiche,
politiche del mondo, al fine di favorirne la soluzione grazie alle
elaborazioni di nuove proposte di collaborazione nel contesto
internazionale” (cfr. Statuto).
A partire dall’Europa come protagonista di un futuro mondo
effettivamente multipolare in cui i nuovi protagonisti come la Cina,
l’India, ecc. dovranno condividere piu’ ampie responsabilita’.

Una Europa che dovra’ essere interlocutore privilegiato dei Paesi che
la circondano (l’anello degli amici) e che dovra’ svolgere azioni
positive perche’ il Mediterraneo diventi sempre piu’ porta per
l’Oriente. Una Europa che e’ vicinissima all’Africa e che, in
interazione con l’Onu, non puo’ che occuparsene.

Le iniziative della Fondazione, si svilupperanno intorno a questi e ad
altri temi e vorra’ poterne far partecipi tutti coloro che ad essi sono
interessati, promuovendo una rete di conoscenze e di idee utili a far
maturare un clima culturale e politico coerente con le sfide che sono
in campo.

Per rendere possibile questo impegno, anche se con una struttura
organizzativa estremamente leggera, ritengo sia utile stabilire un
rapporto diretto con tutti quelli che desiderano essere partecipi di
questo lavoro.

Con loro manterremo un contatto continuo, iscrivendoli ad un nostro
Forum per uno scambio di idee ed opinioni sui temi di interesse della
Fondazione e tenendoli al corrente delle nostre attivita’.

Spero che  tramite questa “partecipazione” la Fondazione potra’ essere
aiutata a raggiungere i suoi obiettivi.

Se ti interessa essere parte di questa rete ti preghiamo di comunicarlo
inviando una e-mail di adesione all’indirizzo eccomiqua@alblablabla.org

Troverai sul sito della Fondazione http://www.fondazioneblablabla.org il
nostro Statuto e una prima serie di indicazioni sulle attivita’ che
intendiamo svolgere.

Con molta amicizia.

Romano Prodi”

“Con molta amicizia” ma dai! Gli ho scritto un anno fa (→ post Regali di Natale) non mi ha mai risposto né mi ha fatto rispondere da uno dei tanti portaborse che aveva a disposizione, si è acchiappato il mio indirizzo e adesso mi manda questa mail! Chissà con quanti come me ha fatto lo stesso… Ma suvvia!

NB:  Come fa un politico ad essere così stupido da non rispondere? Non lo sa che in questo modo perde un voto per sempre? capisci adesso perché conviene sempre rispondere alle mail? (→ post Rispondere alle mail).

Le mail comunicano poco

è il succo di un breve video che Davide Ragusa (→ post That’s Oslo!) mi consiglia di far vedere a lezione: lo farò di sicuro intanto te lo raccomando qui e ora. Cosa dice? Semplice, ricorda che nella comunicazione tra persone le parole pesano per il 7% contro il 38% del tono e il 55% del visuale. Problema: le e-mail usano solo parole e quindi “comunicano poco” o lo fanno spesso in maniera inadeguata quando non si tratta di comunicare dati o fatti ma emozioni o temi “sensibili”, da questa inadeguatezza nascono facilmente scazzi (fights).

Viaspire > Why E-mail Start Fights (video)

Insomma con le e-mail la comunicazione è scarsa e quindi inadeguata. Guarda un po’ la mail che ho ricevuto qualche giorno fa:

“Buongiorno,
sono uno studente iscritto al secondo anno di Comunicazione e Marketing.

In questo periodo sto valutando che esame opzionale dare per esaurire i crediti a libera scelta, e il suo corso di NM mi incuriosisce molto.

Crede che questo possa essere adeguato al mio Corso da Laurea?
Sinceramente penso, dati i miei obiettivi (Relazioni Pubbliche, Marketing, Consulenza, R&S, Pubblicità…) che cominciare a sapere come e dove trovare le informazioni adeguate e come gestire la multimedialità mi sarebbe/mi sarà molto utile.
L’eventuale costruzione di un blog potrebbe poi essere interessante come strumento di marketing non convenzionale.
Cosa ne pensa?
Eventualmente, ha altri corsi verso i quali indirizzarmi?
Grazie in anticipo”

Quando uno studente mi dice che vorrebbe scegliere un mio corso come esame opzionale sono combattuto da due sentimenti contrapposti:

• negativo: un esame in più
• positivo: il corso che faccio interessa.

Siccome alle mail rispondo subito dopo averle lette, ho risposto:

“buongiorno xxxx,

il corso di Nuovi media risulta in genere utile a chiunque lo frequenti, indipendentemente dal corso di laurea di appartenenza. Idem per Editoria multimediale. Per entrambi i corsi ho avuto ed ho studenti che provengono dal corso di Comunicazione e marketing, specie FAD.

• Le capacità (saper fare) trasmesse nel corso riguardano information skills utili per qualsiasi attività intellettuale.
• Le caratteristiche del corso di Nuovi media sono indicate in >> http://cordef.wordpress.com/2008/08/28/nuovi-media-2008-09/
• Il sillabo del corso è in fase di pubblicazione sul blog >> http://cordef.wordpress.com/category/corso-nm-sillabo-2008-09/ conto di pubblicare i programmi delle altre lezioni (15-21) entro la fine del mese.

Per quanto riguarda altri corsi di altri docenti e di taglio simile non so proprio cosa consigliarle: al suo posto cercherei innanzitutto di vedere i sillabi pubblicati (ammesso che esistano).”

Adesso che rileggo le due mail mi rendo conto che la mail va bene come trasmissione di dati e fatti ma andrebbe sempre integrata con una comunicazione faccia faccia: solo così lo studente si può fare un’idea più precisa di chi sono.

Nickname e personalità

Ricevo e-mail da indirizzi bizzarri: cicci, pippo, e compagnia bella. Idem per i commenti: si firmano con nomini e nicknames demenziali. Fin che mandano una mail o un commento a questo blog passi, mi rendono solo difficile capire se nella risposta devo usare il genere maschile o femminile ma essendo all’asilo mariuccia (i.e. università) va benissimo così. Ma quando manderanno il proprio CV a un’azienda faranno un’impressione davvero naif come quelli che nella firma mettono davanti il cognome e dietro il nome stile Fantozzi Pierugo.

Davvero non riesco a capire perché la gente, specie i giovani (categoria che ormai arriva fin dopo i 50 anni) non riescano ad usare il proprio nome e cognome. Ma te lo vedi Massimo d’Alema che scrive una mail firmandosi “Icarus” (dal nome della sua barca) o Silvio Berlusconi che manda un commento ad un blog usando come avatar il simbolo di una valuta ($ o € o £) e come nome “Soldo“? Boh.

Non rispondere a tutte le e-mail

non è sempre prova di maleducazione e di inefficienza (→ post Rispondere alle e-mail). Ci sono e-mail alle quali è meglio NON rispondere. Qualche giorno fa mi sono trovato nella mailbox di GoogleMail questa mail:

se leggi con attenzione noterai vari refusi che dovrebbero insospettirti. Un click su “Show details” fa apparire il vero mittente:

un ennesimo caso di “caccia al pollo” da parte di qualche sgangherato malvivente informatico.

Condividere file on-line

senza lasciare aperto il tuo pc come avviene nei servizi peer to peer è un’esigenza che abbiamo spesso. Certo, per le foto ci sono servizi come Flickr, per i video c’è YouTube, per gli e-book in formato pdf c’è Lulu ma quello di cui sentivo l’esigenza era un servizio che mi permettesse l’upload di file di qualsiasi formato e di renderlo scaricabile da chiunque. Insomma un passo avanti rispetto a chi offre maxi mail con cui puoi fare l’upload di un file pesante e inviare poi a chi vuoi una mail con il link da cui fare il download (ad esempio con Alice Mail).

A questo punto dirai: ma perché non usi il blog? Certo, ho già messo dei file su questo blog e altri ne metterò ma ieri sera cercavo di fare l’upload di un e-book e le sue dimensioni (58 Mb) mi creavano problemi. Quindi ho provato con DivShare. DivShare è un servizio che ti permette di disporre di spazio su cui fare l’upload dei tuoi file di formati diversi: immagini, video, audio, documenti (pdf). Puoi rendere il file accessibile e scaricabile inviando il link per e-mail o inserendo in link in un tuo blog. Gratis DivShare permette l’upload di file fino a 200 Mb e per una dimensione complessiva di 5 Gb. Ti serve più spazio? Puoi aumentare le dimensioni dei singoli file sino a 2 Gb e lo spazio sino a 50 Gb pagando 29 $ al mese.

L’oggetto nelle e-mail

L’oggetto di un’e-mail è la prima cosa che guardo: si capisce al volo se chi ti scrive ha le idee chiare e è abituato a gestire informazioni in modo efficiente. L’oggetto della mail è infatti come il titolo di un documento: deve sintetizzare in modo chiaro e esaustivo il testo che segue. Alcuni inviano mail senza oggetto: si tratta in genere di simpatiche creature perse sulle nuvole, anime belle abituate a sprecare il proprio tempo senza preoccuparsi del tempo degli altri. La tendenza è buttarli subito nel cestino.

Ai miei studenti chiedo di indicare innanzitutto il corso che frequentano (NM per “Nuovi media”, DT per “Dati e testi on-line”, EM per “Editoria multimediale”) e quindi l’argomento con una/due keyword. Certo se uno dopo la sigla scrive “informazioni” o “richiesta di informazioni” capisco che non sa usare le e-mail. Ogni tanto arriva anche una mail con l’oggetto “NM > keyword keyword“: è la cartina di tornasole della presenza di un’/un idiota (o altro termine preferito per indicare chi legge senza capire).

Sforzati di definire delle keyword utili e chiare per le tue mail: se le crei con logica e attenzione saranno dei criteri di classificazione anche per i tuoi file (testi, immagini, ecc.).

Per saperne di più sulle mail e sul loro uso in azienda ti segnalo un quaderno di Mestiere di Scrivere di Luisa Carrada: L’email per lavorare e vivere meglio in azienda.

Rispondere alle e-mail

Quando ricevo una mail la leggo e rispondo subito: mi sembra il sistema più efficiente. Molti mi ringraziano per aver risposto subito: ne deduco che di solito non è così.

Ci sono quelli che rispondono dopo un po’: ho conosciuto adulti che si stampavano le mail su carta, le mettevano nella borsa se le leggevano dopo per rispondere poi, chissà quando…

Ci sono poi quelli che non rispondono proprio: i politici italiani. Hanno il vezzo di indicare il loro indirizzo di e-mail, hanno squadre di addetti alla comunicazione, ma non rispondono. Aspetto sempre che qualcuno della segreteria del presidente del consiglio uscente risponda alla mia mail inviata il giorno di Natale (→ post Regali di Natale) sono passati 40 giorni… Suvvia sono un docente universitario e il professore non mi degna di un cenno di risposta? Quasi, quasi rimpiango i politici di una volta che rispondevano con bei biglietti scritti a mano su carta intestata.

Ci sono quelli che rispondono troppo: mandi una mail di due righe e ti torna indietro un testo di decine di righe scritte fitte fitte senza mai un salto che segnali che lì cambia l’idea. Ohibò. Hai toccato un nervo sensibile in una testa troppo sensibile: alla larga!

Un consiglio: evita che nel testo della tua mail di risposta compaia in fondo il testo della mail ricevuta: se la conversazione continua la mail diventerà un lenzuolo. Se la mail che hai ricevuto tocca più di un punto, struttura la tua risposta in punti: a ciascun punto del tuo interlocutore (tra virgolette) e fai seguire la tua risposta.

? Un bel tema da sviluppare in una tesina ma anche in una tesi (laurea specialistica): la risposta alle mail da parte di (politici, enti pubblici, docenti universitari, giornalisti, ecc.). Il disegno della ricerca prevede innanzitutto la scelta della categoria, la sua delimitazione, l’individuazione di una sotto-popolazione o di un campione. E poi, la stesura del testo della mail, la gestione degli invii e delle risposte, la loro analisi (rapidità, esaustività, ecc.).

Fai parlare le e-mail

L’oggetto della mail di oggi è “suggerimento per libro di testo“. Ne deduco che non si tratta di un mio studente: non usa le sigle. Ma chi è? Boh: nella mail non me lo dice:

Salve prof.,
la contatto per chiederle, vista la sua esperienza nell’ambito, se era a conoscenza di qualche libro di testo che tratti il tema delle interfacce grafiche.
La ringrazio per la sua attenzione e nell’attesa di una sua risposta le porgo i miei
Cordiali saluti

quel “prof” mi dice che si tratta di studente o di insegnante. Poi la “captatio benevolentiae” di quel “vista la sua esperienza nell’ambito” mi suggerisce che si tratta di un adulto, impressione avvalorata dalla formula di chiusura “ La ringrazio per la sua attenzione e nell’attesa di una sua risposta le porgo…“.

Il punto principale è che io non ho nessuna esperienza di interfacce grafiche, le uso e basta. Infine, quel “se era a conoscenza di qualche libro di testo“. Curiosa l’espressione “libro di testo“: forse voleva dire “manuale“. E cosa vuol dire “essere a conoscenza“? Ma chi mi scrive è a conoscenza di “qualche libro” sul tema? Immagino di no e ne deduco che non ha mai letto nulla di quanto ho scritto sulla ricerca delle informazioni. Pessimo. Quando si scrive a qualcuno bisogna avere un’idea di chi diavolo sia. Con il blog è facile: ho messo apposta un post (→ About).

€ Se facessi ancora il consulente penserei “Ottimo!“: la mail rivela un/una potenziale cliente che non sa nulla non tanto delle interfacce grafiche (che non conosco) ma della ricerca di informazioni (che conosco). Per la serie “Piccoli consulenti crescono” immagina di proporre a questo punto due ore di consulenza personalizzata: che argomenti tratteresti e che risorse web insegneresti ad usare?

Gmail = 1 mailbox (gratis) con 7 giga

Sono grato a Davide Ragusa per avermi scritto “scusi prof, posso farmi un po’ i fatti suoi e chiederle come mai usa qualcosa come TIN.IT per la posta elettronica?
è una domanda che mi sono posto sin dalla prima volta che l’ho letto! “. Di colpo mi sono sentito fuori posto e sono andato a vedere Gmail.com, il servizio mail di Google che Davide usa. Porca miseria! Io stavo pagando per un servizio mediocre quando c’era qualcosa di ottimo e soprattutto gratis! E con 7 gigabyte di spazio a disposizione. Oggi mi sono guardato un po’ intorno e ho visto che ci sono anche MSN con Hotmail e Yahoo! Mail: su quest’ultimo servizio ti segnalo la recensione molto positiva apparsa il 26 ottobre 2007 su PcMag. Insomma, hai capito, abbiamo un altro ottimo argomento da discutere nel corso di Nuovi media: perché usi quel servizio di mail e non un altro?